Порядок вчинення нотаріальних дій консулом визначається статтею 38 Закону про Нотаріат України, статтею 44 Консульського Статуту України, Положенням про порядок учинення нотаріальних дій в дипломатичних представництвах та консульських установах України та іншими актами законодавства України.
Нотаріальне діловодство в дипломатичних та консульських установах України за кордоном ведеться виключно українською мовою.
Нотаріальне посвідчення документів проводиться в приміщенні консульського відділу Посольства у години прийому відвідувачів.
Перелік кроків, які необхідно здійснити для вчинення нотаріальної дії:
1. Записатись на прийом за допомогою онлайн-форми https://id.e-consul.gov.ua/, обравши у відповідному розділі необхідну нотаріальну дію.
2. Підготувати в електронному вигляді проект документу (довіреності, заяви) у форматі Word та напередодні вчинення нотаріальної дії відправити його електронну адресу [email protected] .
3. Особисто прибути в консульство у запланований день з такими документами:
- паспорт громадянина України для виїзду за кордон (закордонний паспорт) або паспорт громадянина України (внутрішній паспорт) + копії;
- реєстраційний номер облікової картки платника податків (у разі оформлення довіреності) + копія;
- копія паспорта представника (у разі оформлення довіреності);
- інші документи залежно від характеру нотаріального документа (наприклад, копії документів про право власності на рухоме/нерухоме майно – у разі оформлення довіреності на розпорядження майном;
- копія свідоцтва про народження, про смерть, про шлюб – якщо довіреність/заява стосується оформлення/прийняття спадщини, неповнолітньої дитини тощо).
При посвідченні договорів майнового характеру додатково треба подати відомості:
• для юридичних осіб-резидентів – відомості про найменування, місцезнаходження та ідентифікаційний код згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України;
• для юридичних осіб-нерезидентів – найменування, місце знаходження та державу;
• для громадян України – прізвище, ім’я, по батькові, адреса постійного місця проживання та ідентифікаційний номер згідно з Державним реєстром фізичних осіб – платників податків та інших обов’язкових платежів;
• для іноземців та осіб без громадянства – прізвище, ім’я, по батькові (за наявності), громадянство, адресу місця проживання (підпис іноземця не може бути посвідчено в Посольстві; у даному випадку іноземець може виступати лише у якості довіреної особи).
Нотаріальні дії вчинюються в день пред'явлення всіх необхідних для цього та підготовлених (надрукованих) відповідно до вимог закону документів, сплати консульського збору і відшкодування фактичних витрат. Вчинення нотаріальних дій може бути відкладене при необхідності витребування додаткових відомостей чи документів або направлення документів на експертизу, а також з інших підстав, передбачених законодавством України. У вчиненні нотаріальної дії може бути відмолено за наявності підстав, зазначених у ст. 49 Закону України "Про нотаріат".
Нотаріально посвідчуванні правочини, заяви та інші документи підписуються заявником особисто в присутності консульської посадової особи, яка вчинює нотаріальні дії.
Якщо вчинення нотаріальної дії суперечить законодавству України, консул відмовляє у вчиненні такої дії. Консул не приймає для вчинення нотаріальних дій документи, якщо вони не відповідають вимогам законодавства України, або можуть за своїм змістом завдати шкоди інтересам України, або містять відомості, що порочать честь і гідність громадян.
Не приймаються для вчинення нотаріальних дій документи, що мають підчистки або дописки, закреслені слова чи інші незастережені виправлення.
Ненадання відомостей або документів на вимогу консула є підставою для відкладення, зупинення нотаріальної дії або відмови в її вчиненні.
При вчиненні нотаріальних дій консул встановлює особу заявника.
Встановлення особи громадянина України здійснюється за чинним паспортом громадянина України для виїзду за кордон.
Допущення помилки у документах, що подаються до Посольства для посвідчення, призводить до неможливості їх подальшого використання і, як наслідок, необхідності оформлення нового документа та повторної сплати консульського збору.
У цьому зв'язку Посольство рекомендує:
• проект документа, що подається для посвідчення, попередньо узгоджувати з нотаріусом в Україні (іноді заявники, що звертаються до Посольства за оформленням довіреності або заяви для подальшого використання їх в Україні, хибно розуміють роз'яснення нотаріуса та оформлюють у консульстві документ, який не задовольняє вимогам нотаріальної контори);
• перед підписанням оформленого документа дуже уважно та ретельно прочитати текст доручення чи заяви, та, у разі виявлення неточностей, розбіжностей, помилок чи необхідності доповнень, – виправити/доповнити документ і подати консулу для доопрацювання.
УВАГА!
Своїм особистим підписом заявник підтверджує, що в тексті все правильно і документ відповідає його волі. Варто бути максимально уважними!
Після підпису заявником нотаріального документа та його засвідчення консульською посадовою особою, внесення змін, уточнень чи доповнень не є можливим.
Відповідальність за коректне зазначення персональних даних в нотаріальному документі несе заявник.
У подальшому довіритель відправляє довіреній особі в Україні оригінали оформлених в Посольстві довіреності та заяви щодо внесення даних до Єдиного реєстру довіреностей, посвідчених у нотаріальному порядку. Довірена особа, перед тим як використовувати довіреність, має зареєструвати її у будь-якого нотаріуса в Україні. Після реєстрації довірена особа може приступати до виконання повноважень, покладених на неї довірителем.